Cuando hablamos de proceso, nos referimos a una serie de etapas que deben cumplirse para obtener un determinado resultado. Ello implica que éstas no pueden saltearse, sino que el cierre de cada una de ellas permite el inicio de la siguiente, es decir, son secuenciales. En el siguiente esquema, Ud. podrá conocer y analizar las relaciones entre las distintas partes del proceso administrativo.

Analicemos con más detalle cada una de las etapas del proceso administrativo que acabamos de observar. La función de planificación consiste primero en determinar “dónde estamos parados”, es decir, una revisión del estado de la organización (diagnóstico) y una clara descripción de los recursos con los que se cuenta. Posteriormente, basados en la realidad, debemos fijar objetivos concretos y realizables que permitirán delinear los distintos cursos de acción para alcanzarlos mediante la determinación de estrategias y tácticas que posibiliten su coordinación y   cumplimiento.

Otra responsabilidad de los gerentes consiste en diseñar la estructura de la organización mediante el ejercicio de la función organización. Ésta se refiere al proceso de definir las tareas, asignar responsabilidades y recursos y coordinarlos para el logro de los  objetivos.

Sumado a esto, como en toda organización existen personas, su trabajo debe estar integrado y coordinado. Esa función está a cargo de la gerencia y se llama función de dirección.

La última función administrativa que realizan los gerentes es el control. Así, una vez que se definieron las metas, se trazaron los planes, se realizaron los arreglos estructurales necesarios para llevar a cabo lo planificado, se contrató,  capacitó y motivó al personal; es necesario controlar que las cosas funcionen correctamente. Si ocurriesen desviaciones significativas, es tarea del gerente emprender las acciones necesarias para poder corregir el rumbo, lo que implicará, la mayoría de las veces, trabajar con planes de acción alternativos.

Para ejemplificar las etapas del proceso administrativo, le proponemos observar un fragmento de la película “Bichos”. Intente describir en sus notas reflexivas cada una de las partes del  proceso en función de lo visto en la película y los aportes que encontrará en la bibliografía obligatoria.

Respecto al proceso administrativo, una última observación. En la rutina del trabajo cotidiano, los gerentes o administradores muchas veces van resolviendo las distintas situaciones sin una planificación previa. Esto suele suceder porque los objetivos que se persiguen pueden estar implícitos. Por todo ello, es necesario sistematizar el trabajo gerencial y explicitarlo, dado que es la única forma de garantizar el crecimiento saludable de la organización. Caso contrario, tendremos organizaciones  dependientes de los administradores de turno, donde resultará dificultosa la coherencia en la planificación y objetivos.

Volviendo la mirada a su espacio de trabajo y en relación con el proceso administrativo y su etapas,  ¿Ud. considera que es aplicable el mismo a su quehacer diario? Le sugerimos que retome sus notas reflexivas e intente ejemplificar su respuesta describiendo una situación cotidiana.

Trate de pensar, además, cuál es la vinculación entre los niveles gerenciales, las habilidades del administrador y el proceso administrativo. Puede considerar la siguiente afirmación: “Las funciones que realiza un administrador de nivel alto o institucional se centran en la planeación y dirección mientras que los gerentes del nivel medio deben organizar y controlar”. ¿Está de acuerdo con ella? Fundamente su respuesta en sus notas reflexivas. Luego, lo invitamos a realizar un Alto en el camino para reflexionar sobre la administración en su lugar de trabajo.

 

Un alto en el camino

La administración en mi lugar de trabajo

Vamos a continuar trabajando con lo iniciado en la actividad 1, mirando ahora el proceso administrativo en su lugar de trabajo. Más precisamente, centraremos la mirada en quiénes son los administradores y qué hacen. La siguiente guía puede ayudarlo en el análisis:

1. Identifique quiénes son los administradores. ¿Cómo los reconoce?, ¿qué hacen?
2. Ubíquelos en el nivel organizacional o gerencial que corresponda.
3. A partir de observar sus actividades, identifique cuáles son los roles con los que cumplen.
4. Reconozca y describa qué habilidades (técnicas, humanas y conceptuales) se encuentran presentes en cada uno de los administradores identificados por  Ud. 
5. Teniendo en cuenta las habilidades humanas, técnicas y conceptuales analizadas en el punto anterior y su vinculación con los diferentes niveles organizaciones ¿Cuál de ellas reconoce como un potencial de cada administrador? ¿Cuáles, según su criterio, deberían desarrollar para cumplir con sus funciones?
6. ¿Piensa que el desempeño de tales administradores es eficiente y eficaz? ¿Por qué?

Luego de observar las cuestiones propuestas, elabore una conclusión de no más de 200 palabras y compártala en el foro correspondiente.

Hasta aquí hemos abordado los principales conceptos que se asocian al campo de la administración. Enseguida vamos a revisar los principales hechos históricos ocurridos en el siglo XIX y XX, a fin de poder comprender el origen y el porqué de los principios y teorías que actualmente se aplican en las organizaciones.