El control puede definirse como el proceso mediante el cual se examinan las actividades y los resultados de dichas actividades para corroborar que los mismos estén acordes a lo que se esperaba obtener y emprender acciones correctivas en caso de que se detecten algunas desviaciones. Un sistema de control será eficaz en la medida que permita o ayude a los administradores a lograr las metas establecidas en la planificación.

El proceso de control es importante para la organización porqu aunque haya realizado una correcta planificación, se haya estructurado de forma que permita a sus miembros cumplir las metas propuestas, o dirigido los esfuerzos de sus miembros en pos de esas metas y asignado correctamente los recursos de la organización, aún cabe la posibilidad que las actividades que se realizan no ayuden a alcanzar las metas organizacionales.

La única forma de corroborar que todo resulte como se había planificado es realizando controles sistemáticos. A través del control, los administradores pueden determinar a tiempo si existen desviaciones en relación con las metas organizacionales, detectar sus causas y corregirlas para encauzar la actividad.

El proceso de control

El proceso de control está compuesto por tres pasos que son:

•  La medición del rendimiento
•  La comparación del rendimiento real con los estándares establecidos en planificación
•  La aplicación de medidas correctivas si los resultados reales no se corresponden con los esperados

Lo invitamos aquí a detenerse en el siguiente diagrama:

Por su parte, algunos autores definen al proceso de control con cuatro pasos, porque incluyen como primer paso el establecimiento de los estándares de desempeño esperado. En realidad, estos estándares deben estar definidos en la etapa de planificación, primera etapa del planeamiento estratégico, y por esta razón es que no se incluye como primer paso en este desarrollo. De todos modos, por su importancia en este proceso, vamos a refrescar un poco estos conocimientos antes de entrar a trabajar de lleno con el proceso de control.

Es importante tener en cuenta que los estándares de desempeño son las metas y objetivos organizacionales, los cuales deben tener tres características esenciales para que sirvan al realizar los controles. Estas características son las siguientes:

•  Claridad en la definición de los objetivos.
•  Ser cuantificables o susceptibles de ser medidos y que especifiquen plazos de cumplimiento.
•  Además, para que sirvan al control organizacional, es necesario que sean comunicados eficazmente.

Si los estándares tienen las tres características mencionadas anteriormente, pero no han sido comunicados a todos sus miembros o no se lo ha realizado de forma correcta, seguramente nos encontraremos con desviaciones en el proceso de control.