La planeación como función administrativa

Definimos la planeación como la primera función administrativa. Implica las tareas de definir los objetivos o metas de la organización, establecer la estrategia general que permita cumplir con esos objetivos, y desarrollar los planes para integrar y coordinar todas las actividades.Si nos situamos en una línea de tiempo, cuando nos referimos a la planeación siempre miramos hacia adelante, se parte del presente (del estado actual) y se proyectan diversas acciones con miras a alcanzar el objetivo proyectado. Pero antes de comenzar con el proceso de planeamiento debemos conocer cuál es el diagnóstico organizacional, es decir, cuál es la posición actual de la organización en relación a su entorno, y haciendo uso de los recursos con que cuenta la organización, plantearnos objetivos concretos que puedan ser alcanzados y responder a las necesidades organizacionales.

Gráficamente, veamos como es el proceso de planeamiento:

1. Definición de los objetivos

En este punto, es necesario no confundir estados de deseo con lo que la organización concretamente pueda llegar a alcanzar. Responde a la pregunta ¿hacia dónde queremos ir? Recordemos que los objetivos son resultados a ser alcanzados en determinado período de tiempo, esto implica  una valoración, una cuantificación y la definición de si  lo que queremos lograr lo haremos en el corto plazo, en el mediano plazo o en el largo plazo.

2. ¿Cuál es la situación actual?

Habíamos dicho que la planeación mira hacia el futuro, pero se torna muy difícil mirar hacia adelante cuando no sabemos dónde estamos parados en el presente. Para ello, es necesario determinar los aspectos en los que la organización está fuerte y bien posicionada, en contraposición con aquellos en los que está débil, sea porque realiza en forma errónea los procesos o porque no los realiza, situación ésta que la coloca en desventaja respecto al resto de las organizaciones (competidores) del mercado.

De este modo, podemos decir que en todo ambiente o contexto enfrentamos diferentes situaciones que, dependiendo del balance interno de la organización (entre los puntos fuertes y los débiles), pueden configurarse como amenazas (en relación con las debilidades) u oportunidades (en relación con las fortalezas).

La determinación de los puntos fuertes y débiles es una técnica de análisis que recibe el nombre de DAFO Ó FODA, y que consiste en determinar, valga la redundancia,  los puntos fuertes y débiles (al interior de la organización) y las amenazas y oportunidades (externas, en el ambiente organizacional) de una institución. Esta técnica se realiza antes de arribar a un diagnóstico de la organización que nos va a indicar dónde estamos posicionados.

3. ¿Cuáles son las premisas acerca del futuro?

Este punto de análisis y aplicación del proceso de planeamiento, implica que debe evaluarse el futuro, situación ante la cual debemos tomar decisiones. Al respecto, existe una serie de técnicas que podemos aplicar para analizar distintos escenarios futuros, como así también existen ciertos programas de software que permiten trabajar este aspecto.

4. ¿Cuáles son las alternativas de acción?

A partir del análisis de las etapas 2 y 3, debemos ahora determinar distintos cursos de acción o caminos posibles que permitan cumplir con los objetivos   planteados.

5. ¿Cuál es la mejor alternativa?

Consiste en seleccionar entre todos los caminos analizados aquel que se ajusta mejor a las necesidades organizacionales. En esta etapa, es factible tener presentes otros caminos alternativos a fin de estar preparados para actuar con el menor tiempo de reacción posible cuando surjan contingencias.

Las contingencias son las situaciones imprevistas que no fueron planeadas con anticipación, no por error, sino por la acción propia del entorno o contexto donde se desenvuelve la organización. Recordemos en este punto que son muchos los actores que entran en juego cuando se analiza el contexto y no es posible prever todas las situaciones que se van a presentar. Sin embargo, existen tendencias que nos van poniendo de manifiesto hacia dónde va el mercado, como el caso de la moda o la gestión pública.

6. Implementación del plan elegido y evaluación de los resultados

Es la última etapa y consiste en llevar a la acción todo lo previsto con antelación aplicando distintos indicadores de control de resultados a fin de generar las acciones correctivas (que se vinculan con los planes alternativos mencionados en el punto anterior) que permitan alcanzar el objetivo.

 

Nombrados y descritos los pasos de este proceso, podemos dedicarnos ahora a los tipos de planeación.