El deseo de satisfacer una necesidad puede constituirse en una fuerte motivación para la formación de un grupo. Algunas de las necesidades de los empleados, tales como seguridad, socialización, estima y autorrealización, pueden ser satisfechas, hasta cierto punto, por su afiliación a grupos, a saber:

Seguridad. Cuando se presentan demandas ante la administración, algunos empleados pueden sentir que se están quedando solos enfrentando a la administración y a todo el sistema organizacional. Esta sensación de quedarse solo conlleva un cierto grado de inseguridad. De lo contrario, siendo un miembro de un grupo, el empleado puede verse inmerso en actividades grupales y discutir las demandas administrativas con otros empleados que tengan puntos de vista semejantes. En aquellas situaciones en las que el afectado es un sólo empleado, él, como miembro, también puede contar con el apoyo del grupo. La interacción y la comunicación entre los miembros del grupo sirven como amortiguados a las demandas administrativas. La necesidad de ese amortiguador puede ser fuerte en dos casos: uno en el que un nuevo empleado pueda depender fuertemente del grupo para solicitar ayuda en la realización correcta de su trabajo. El otro caso es surge como resultado de los esfuerzos corporativos disminuidos, los individuos dependen de la protección del grupo como medio para ajustar sus nuevas demandas y superar, de esta forma, los sentimientos de inseguridad.

Socialización. El instinto gregario de las personas estimula su necesidad de afiliación; un deseo de ser parte de un grupo intensifica sus necesidades sociales. A su vez, la necesidad de socialización existe no sólo en el trabajo, sino también fuera de él, lo que queda en evidencia por la basta cantidad de organizaciones que se pueden integrar, por ejemplo, políticas, cívicas, fraternales, etc.

Estima. Por varias razones, un cierto grupo de un contexto laboral particular puede ser visto por los empleados como portador de un alto nivel de prestigio; por lo tanto, la pertenencia a este grupo proporcionará un cierto estatus del que no disfrutan los que no son miembros. Para los individuos con altas necesidades de estima, pertenecer a estos grupos puede satisfacer plenamente sus necesidades.

Proximidad y atracción. La atracción interpersonal puede traducirse en la formación de un grupo. Dos de las facetas más importantes en la interacción personal son la proximidad y la atracción. La proximidad implica la distancia física entre los empleados que desarrollan un trabajo. La atracción indica el grado en que la gente se atrae entre sí, debido a sus semejanzas perceptivas, actitudinales, de rendimiento, o motivacionales. Los individuos que trabajan en estrecha proximidad tienen numerosas oportunidades de intercambiar ideas, pensamientos y actitudes acerca de varias actividades dentro o fuera del trabajo. Estos intercambios a menudo traen consigo algún tipo de formación grupal. La proximidad también hace posible que los individuos aprendan acerca de otras personas.

Metas del grupo (objetivos). Las metas del grupo pueden ser las razones por las cuales un individuo se sienta atraído para formar parte del mismo. La identificación de los objetivos del grupo no siempre es posible. El supuesto de que los grupos organizacionales formales tienen metas claras debe moderarse ya que la percepción, actitudes, personalidad y aprendizaje pueden distorsionar los objetivos.

Factores económicos. En este caso, los grupos se forman porque los individuos creen que de ello pueden derivarse beneficios económicos en su trabajo.

Algunas características de los grupos. Los grupos presentan una serie de factores comunes a todos ellos. A estos factores se le denominan características: estructura, jerarquización de estatus, roles, normas, liderazgo, cohesión, y conflicto. A continuación, vamos a detallar cada una de las características mencionadas:

Estructura. Los miembros del grupo se diferencian sobre la base de factores tales como: especialización, agresividad, poder y estatus; cada miembro ocupa una posición en el grupo. El modelo de relaciones entre las posiciones constituye lo que llamamos estructura de grupo; donde los miembros del grupo evalúan el prestigio de la posición, el estatus y su importancia dentro del grupo. El estatus para el caso de los grupos formales a menudo se basa en la posición dentro de la organización formal, mientras que el estatus en los grupos informales se puede basar en cualquier cosa que sea relevante para el grupo: habilidades para el golf o habilidad o cercanía con la administración, entre otras. Otros miembros esperan que los que ocupan cada posición se comporten de una determinada manera. El conjunto de comportamientos esperados asociados con una posición en la estructura constituye el rol del que ocupa esa posición.

Jerarquía de estatus. El estatus y la posición son tan semejantes que estos términos a menudo se intercambian. El estatus asignado a una posición particular es, generalmente, una consecuencia de ciertas características que diferencian una posición determinada de otras posiciones. Las razones por las que puede asignarse un estatus a un individuo determinado pueden ser, entre otras: la antigüedad, la edad y las habilidades. Por ejemplo, el trabajador de mayor edad puede ser percibido por los otros compañeros como el más eficiente técnicamente, y con mayor conocimiento de la organización. Por lo tanto, se le atribuye un estatus dentro del grupo de los técnicos. Como podemos observar, esta situación dista mucho de la jerarquía que se otorga a un empleado en el plano formal.

Roles. Cada persona tiene un rol asociado a la estructura de un grupo, que consiste en las conductas esperadas del que ocupa esa posición. Por ejemplo, el director del departamento de seguridad de una organización se supone que debe organizar y controlar el funcionamiento de dicho departamento. A su vez, el supervisor del área de seguridad interna debe controlar las actividades del personal. Lo mencionado guarda relación con las conductas esperadas y es importante tener en cuenta que, además del rol esperado existe un rol percibido y un rol representado. El rol percibido es el conjunto de conductas que una persona, en una determinada posición, cree que debería representar. En algunos casos, el rol percibido puede ser idéntico al rol esperado. El rol representado corresponde al comportamiento real y actual de una persona. Grupos medianamente estables o permanentes fomentan la coincidencia entre los roles esperados y los roles percibidos. No obstante, pueden aparecer conflictos y frustraciones, debido a diferencias en los tres roles. Cuando el rol representado se desvía demasiado del rol esperado, el individuo puede adaptarse al rol esperado o dejar el grupo. 

Normas. Son los estándares compartidos por los miembros de un grupo. Las normas poseen ciertas características importantes para los miembros del grupo:

•  Se forman sólo con respecto a cosas que son significativas para el grupo.
•  Pueden estar escritas, pero se comunican verbalmente.
•  Nunca se formulan de manera formal.
•  Son conocidas por todos los miembros del grupo.
•  Son aceptadas en varios grados por los miembros del grupo.
•  Pueden aplicarse a cualquier miembro del grupo o a todos.

Observe algunos ejemplos: