Los controles financieros

Los estados financieros proveen información sobre el valor monetario de los bienes y servicios que ingresan y egresan de una organización. Es importante analizarlos porque permiten ver la liquidez de la organización, es decir la capacidad para convertir sus activos en dinero; la situación financiera general (el activo que queda después de descontar el pasivo) y su rentabilidad (capacidad para mantener utilidades).

Como son documentos elaborados después de ocurridos los hechos, no se pueden utilizar para modificar esos hechos y, por lo tanto, pierden un poco de validez para la función de controlar. Sin embargo, estos documentos pueden demostrar tendencias que inciten a la organización a tomar acciones correctivas.

Los estados financieros más usados son:

•  Balance general. Describe a la organización en términos de sus activos, pasivos y patrimonio neto, es decir, nos explica en qué situación se encuentra la empresa en un determinado momento.
•  Estado de resultados. Resume el comportamiento financiero de una organización en un intervalo de tiempo, es decir, nos informa sobre las utilidades o pérdidas que se están obteniendo.
•  Flujo de efectivo o caja. Muestra el origen del efectivo durante un año y en qué se utilizó o invirtió.

 

Los estados financieros nos dan información absoluta. No obstante, para analizar el desempeño financiero debemos contar con cifras relativas, es decir, que esos valores de los estados financieros deben ser comparados con un estándar para comprender realmente el desempeño financiero de la organización.

Estos resultados se obtienen a través del análisis de razones, que nos brinda información sobre las cantidades claves de los registros financieros de la organización en forma de porcentaje o fracción. Las comparaciones que hace este análisis pueden llevarse a cabo de dos maneras:

•  Comparando la razón presente de la organización con la misma razón de un período anterior o una proyección futura. Esta comparación nos dirá cómo ha cambiado el desempeño o condición de la organización o cómo se prevé que cambiará.
•  Comparando la razón presente de la organización con la de sus competidores o con la de la industria en general. Esta comparación permite a la empresa saber con qué eficiencia actúa en el mercado.

 

Las razones de mayor uso son las de rentabilidad (mide la productividad de los activos), liquidez (indica la solvencia a corto plazo), actividad (informa la eficiencia en la administración del inventario) y apalancamiento (brinda información sobre la proporción del financiamiento otorgado por los acreedores).

 

Métodos de control presupuestario

Los presupuestos pueden definirse como estados cuantitativos formales de los recursos que una organización reserva o asigna a sus actividades planificadas durante un período de tiempo. La utilización de presupuestos es muy útil porque al estar expresados en términos monetarios permite aplicarlo a cualquier sector de actividad de la organización (pues utiliza un lenguaje común a todos). Además, establece normas claras de desempeño y no da lugar a diversas interpretaciones (importante barrera de comunicación) y son por lo tanto, un instrumento facilitador del control (las desviaciones se detectan rápidamente). También constituyen un importante medio de coordinación entre las diversas actividades de una organización ya que ayuda a definirla e integrarlas.

 

Auditorías

Se utilizan para corroborar la confiabilidad de los estados financieros y contables, como así también para brindar información útil para la toma de decisiones al nivel superior.

Las auditorías pueden ser internas o externas. Las auditorías internas son aquellas conformadas por los mismos miembros de la organización y sus funciones principales son asegurar a la organización que sus activos son preservados correctamente, certificar que se llevan los registros financieros pertinentes y se conservan con claridad, evaluar la eficiencia con que son desarrolladas sus actividades, estudiar que el sistema de control funcione para alcanzar las metas organizacionales y examinar la utilidad y exactitud de los informes de la organización. A medida que la organización va creciendo, la auditoría interna es más completa e incluirá entre sus funciones, la evaluación de las políticas, procedimientos, normas y cualquier actividad relacionada con el proceso administrativo.

Las auditorías externas realizan verificaciones que entrañan la evaluación independiente de las cuentas y estados financieros de la organización. Su objetivo es verificar que la organización esté confeccionando sus estados financieros de acuerdo a los principios generales de la contabilidad. Como se realizan una vez terminados los estados financieros, no hacen, por lo general, un gran aporte al control de las operaciones de la organización, pero sí resultan ser un freno para acciones delictivas.

El tema de control es muy amplio y existe una gran cantidad de técnicas posibles de ser utilizadas, por lo cual se ha hecho mención sólo a algunas de ellas, dejando claro que el tema requiere de una profundización mayor.